Sådan planlægger du større nytårs-fester og events 

Har du besluttet dig for at afholde et brag at et nytårs-event, står du nu overfor en helt del udfordringer, som professionelle event planners og folk i event-industrien kæmper med som en del af deres job. Men forhåbentlig bliver det, det værd – det er jo kun nytår én gang om året, så hvorfor ikke presse lidt ekstra på, for at gøre det til en ekstra mindeværdig aften?

Herunder har vi samlet en kort check- eller huskeliste, som du kan bruge i udarbejdelsen af dit nytårs-event. Brug den som inspiration og til at guide dig på rette vej. Når du vil holde årets fest i en større skala, er der mange ting at tage højde for. 

Det helt basale

De helt basale detaljer – få styr på dem først. Det er en stor mundfuld at planlægge events, og for ikke at glemme noget i alle forberedelserne, bør du tage stilling til følgende, og eventuelt skrive dem ned:

Hvor og hvad tid starter dit event?

Hvor mange er der plads til?

Kræver dit event godkendelse fra myndighederne?

Hvordan er parkeringsmulighederne?

Hvordan er toiletforholdene?

Er der rygeområder?

Hvem står for lyd og lys?

Er der behov for dørmænd?

Gæsteliste og tilmelding

Uanset om dit event er gratis eller betalt, er det nødvendigt for dig at vide, hvor mange gæster der kommer. Når du arrangere et større nytårs-event, vil vi helt sikkert anbefale dig at kigge efter et tilmeldings- eller billetsystem. Ved at vælge at benytte et fleksibelt billetsystem, slipper du for mange bekymringer. Mens tilmeldingerne passer sig selv, kan du tage dig af alle de andre opgaver der er, når man afholde store events. 

Om dit event er gratis eller betalt, har du behov for at vide, hvor mange gæster der dukker op. Heldigvis findes der flere brugervenlige billetsystemer, som kan varetage netop dette for dig, så du har tid til alle de andre praktiske opgaver.

Er du på udkig efter et brugervenligt og simpelt system bør du kigge i retning af det danske event- og billetsystem Ticketbutler. Brugerfladen og købsflowet virker dybt professionelt, og så er det gratis at benytte for dig som arrangør. Dine gæster betaler et lavt billetgebyr, og du bliver udstyret med et event-system med flere features, som gør dit job meget lettere. 

Underholdning og tidsplan

Skal du have udøvende kunstnere, talere eller artister til dit nytårs-event? Dette valg vil naturligvis have betydning for dit billetsalg, og du må overveje om din valgte lokation er gearet- og passer til dit valg af band, foredragsholder, komiker, etc. 

Det kan være du ønsker at have flere artister i løbet af dit nytårs-event, og i det tilfælde bør du lave en tidsplan. Naturligvis for din egen skyld og for artisternes skyld. Men du kan også overveje om ikke gæsterne bør vide hvad tidsplanen er, og hvem der går på scenen hvornår. Hvordan vil du formidle dette til gæsterne? Skal de have en flyer når de møder op. Skal programmet printes på deres dækkeservietter eller måske kan du inkluderer programmet på gæstens billetter. 

Udskænkning og alkohol 

Alkohol er naturligvis ikke et must for en nytårsfest, men de fleste vil nok gerne have et glas champagne når klokken slår tolv. Undersøg hvordan barforholdene er på det venue du planlægger at benytte til din nytårsfest. Det kan være de allerede har en alkohol- og spiritusbevilling. Har de ikke, er det dit ansvar at få skaffet dette. Gør det i god tid. 

Her er andre overvejelser, hvis du påtænker barsalg:

Hvordan er serveringsforholdende?
Står folk eller sidder de ved borde? 

Hvilket udvalg skal der være i baren?

Hvor mange skal der til, for at betjene antallet af gæster?

Hvordan skal dine gæster betale? Kontant, kort eller MobilePay?

Markedsføring af dit nytårs-event

Der er kunstnere og artister, som sørger for at der bliver udsolgt hver gang, men der er nok endnu flere som har brug for et skub. Hvordan har du tænkt dig at markedsføre dit event? Med online annoncering? Fysiske plakater og flyers? 

Der findes event- og billetsystemer, som tilbyder at markedsføre dit event, hvis du er i tvivl om, hvordan man gør. De vil både være behjælpelige med at guide dig eller at sætte dine kampagner i gang. 

Hvad er dit budget?

Sidst, men bestemt ikke mindst, er det vigtigt du får lavet et sikkert budget. Større events, uanset om det drejer sig om nytårsfester, koncerter eller andre begivenheder, er forbundet med større udgifter.

Find din break event (hvor du går i nul), og vurder om dit mål om at sælge mere er realistisk. Måske har du selv lokalerne til at huse din nytårsfest – og så er du sparet for en stor udgift. Men husk at der ud over udgifter til lokaler, artister og personale, også kan være udgifter til bevillinger.

Når du har overvejet ovenstående punkter er du godt på vej. Hvis du ikke selv gør- så kender du nogen som allerede bevæger sig i event-branchen. Spar med dem du kan, og så sørg for at få strikket et brag af en nytårsfest sammen! 

God fornøjelse med planlægningen og rigtig godt nytår herfra 🙂